이 글은 2026-09-20에 확인한 공식 자료를 기준으로 한다. RX Japan의 Japan IT Week 출전 자료 요청 페이지에서 현재 제시하는 최초 행동은 정식 계약이 아니라 출전 자료 요청이다. 자료 요청서를 보냈다는 이유만으로 공간이 확보됐다고 처리하지 말고, 회신 문서에서 다음 절차를 따로 확인한다.
자료 요청·견적·계약을 어떻게 구분할까?
- 자료 요청: 회사명, 제품, 희망 구성 전시, 희망 부스 규모와 연락 목적을 적어 안내자료를 받는다.
- 견적 요청: 공간료와 장치비, 기타 비용을 나눈 항목별 견적을 요청하고 산정 범위를 표시한다.
- 계약 검토: 전달받은 신청서·계약서·출전 규정에서 금액, 지급 시점, 배정 조건과 철회 조건을 사내 계약 검토자에게 넘긴다.
- 계약 서명: 자체부담 상한과 승인 조건을 충족한 경우에만 권한 있는 승인자가 서명한다.
RX Japan의 출전 안내와 FAQ에 따르면 정식 신청과 동시에 부스 위치가 확보되며 임시 보류는 허용되지 않는다. 선택 가능한 위치는 부스 크기에 따라 달라지므로, 주최자에게 현재 공간이 남아 있는지, 희망 구성 전시에 배정 가능한지, 고려 중인 규모에서 선택 가능한 위치가 무엇인지 같은 답변서에 적어 달라고 요청한다.
예산표에는 무엇을 분리할까?
주최자가 제시한 주요 비용 범주는 전시 공간료, 시공·비품을 포함한 장치비, 카탈로그 제작비 같은 기타 비용이며 별도 견적 요청이 가능하다. 내부 예산표에서는 공간료, 장치비, 전기, 비품, 홍보물, 통역, 운송을 별도 행으로 두고, 각 금액이 주최자 견적에 포함됐는지와 별도 조달인지 표시한다. 공간료 한 항목만으로 계약 승인 여부를 판단하지 않는다.
공동 출전이라면 계약 전에 정할 것
주최자는 다른 회사와의 공동 출전이 가능하다고 안내한다. 공동 출전을 검토한다면 주최자에게 출전사 명의와 신청 방식부터 묻고, 참여 회사끼리는 비용 분담, 현장 인력, 수집한 리드의 소유·공유 기준을 문서로 합의한 뒤 승인받는다. 이 합의가 끝나지 않으면 공동 출전을 전제로 계약하지 않는다는 중단 기준도 함께 둔다.
2027년 지원금을 예산에 먼저 넣어도 될까?
현재 확인할 수 있는 KOTRA의 2026년 해외전시회 개별참가지원 사업 공고는 2026년 개최 전시회를 대상으로 했고, 신청기간은 2025-11-21부터 2025-12-05까지였으며 현재 마감 상태다. 이 조건을 2027년 행사에 적용하지 말고, 최신 공고가 나왔을 때 참가기간, 인정비용과 신청 자격을 새로 대조한다.
수출지원기반활용사업 FAQ는 동일 전시회 비용에 대해 다른 정부기관이나 지자체 지원금을 중복 수령할 수 없다고 안내한다. 지원 검토표에는 신청하려는 사업명, 비용 항목, 다른 기관 지원 여부를 나란히 적고 동일 비용이 겹치는지 확인한다. 최신 공고와 주최자 정보는 2026-09-27에 다시 확인한다.
계약 승인과 철회 기준을 먼저 쓴다
| 판단 시점 | 진행 조건 | 중단 기준 |
|---|---|---|
| 자료 요청 전 | 지원금 없이도 검토 가능한 자체부담 상한을 승인받음 | 상한을 정할 승인자가 없거나 총비용 항목을 나누지 못함 |
| 견적 검토 후 | 희망 전시 영역과 공간 배정 가능성, 비용 범위를 확인함 | 필수 비용을 포함한 총액이 자체부담 상한을 넘음 |
| 계약 서명 전 | 계약조건을 검토하고 지원금 없이도 집행할지 승인받음 | 미확정 지원금이 있어야만 비용을 감당할 수 있음 |
계약 뒤 action plan으로 넘길 문서는 주최자 회신, 최종 견적, 서명 문서, 내부 승인서, 비용 담당자, 지원사업 확인 담당자, 증빙 보관 위치와 후속 일정이다. 지금 할 일은 지원금을 뺀 자체부담 상한을 결재받은 뒤, 희망 구성 전시와 항목별 견적을 적어 주최자에게 출전 자료를 요청하는 것이다.