이 글의 확인 기준일은 2026-09-18이며, 부스 상태와 미확정 비용은 2026-09-25에 다시 확인해야 한다. SC26 전체 일정은 2026-11-15부터 2026-11-20까지이고, 전시는 2026-11-17부터 2026-11-19까지 열린다. 전체 일정은 IEEE Computer Society의 공식 발표에서도 확인된다.
대기 신청과 부스 계약을 분리한다
SC26 Exhibitor Prospectus는 신규 전시 희망자에게 대기 명단 신청을 안내한다. 결재안 제목도 ‘부스 확정’이 아니라 ‘부스 대기 신청’으로 쓰고, 배정 통보 전 지출과 배정 뒤 집행할 지출을 별도 항목으로 나눈다.
신청 전에는 주최 측에 배정 기준과 통보 시점, 철회 비용, 제시될 공간료·계약금·취소 조건을 서면으로 묻는다. 답변을 받기 전에는 해당 금액을 추정해 총액에 넣지 말고 ‘확인 후 승인’ 조건으로 남긴다. 부스가 배정되지 않았을 때 Exhibits Only 참관으로 전환할지, 이번 회차를 중단할지도 승인권자와 미리 정한다.
공개 비용과 별도 확인 비용을 나눈다
| 항목 | 공개된 기준 | 결재 전 행동 |
|---|---|---|
| Exhibits Only | 200달러 | 시장 조사 인원만 계산한다 |
| Exhibitor 등록 | 200달러 | 부스 근무 인원을 따로 계산한다 |
| SCinet 10GbE | 일반 공개 가격 2,500달러 | 데모 장비와 필요한 회선 수를 확정한다 |
| 2026-10-02 이후 SCinet | 회선당 2,000달러 추가 | 조기 주문 가능 여부를 결정한다 |
SC26 SCinet for Exhibitors에 따르면 일반적인 10GbE 연결은 기본적으로 최대 30개 장치를 지원한다. 이 가격을 부스 전체 인터넷·장비 비용으로 간주하지 말고, 전기·가구·시공·운송·보관·보험과 내부 배선 등은 받은 계약 문서와 견적을 기준으로 별도 승인 항목에 둔다.
부스 직원과 기술 프로그램 참석자를 구분한다
SC26 Registration에 공개된 Exhibits Only와 Exhibitor 등록 가격은 각각 200달러다. 그러나 부스 직원이 기술 프로그램에도 참석하려면 참석자 등록과 해당 등록비를 별도로 처리해야 한다.
출장자 명단에는 각 사람의 역할을 ‘부스 운영’, ‘전시장 조사’, ‘기술 프로그램 참석’ 중 하나로 먼저 표시한다. 여러 역할을 맡는 사람은 필요한 등록 범주를 공식 등록 페이지에서 확인한 뒤 예산에 반영한다. 일반 등록의 조기 요금은 2026-10-14 23:59 Anywhere on Earth에 끝나므로 그 전에 명단과 등록 범주를 승인받는다.
네트워크·숙박·취소 조건을 결재 조건에 넣는다
SCinet 신청은 2026-10-16에 닫힌다. 기술 데모 책임자는 주문 전에 장비 수, 필요한 회선 속도, 부스 내부 연결 방식을 작성하고, 전시 담당자는 2026-10-02 전 주문과 이후 주문의 차액을 조건부 예산에 표시한다.
SC26 Exhibitor Housing에 따르면 서명된 계약을 보유한 전시자의 공식 숙박 occupancy list 마감은 2026-09-11이었으며 이미 지났다. 신규 대기 신청자는 객실 제공 가능 여부, 적용 요금과 취소 조건을 주최 측에 다시 확인한 뒤 숙박을 승인해야 한다.
등록 취소도 별도 조건으로 관리한다. 환불 대상 취소 요청은 2026-10-15 23:59 EST까지 서면으로 제출해야 하며 50달러 처리비가 공제된다. 결재안에는 이 시각과 공제액을 적고, 부스 미배정 시 참관 전환 여부를 그 전에 판단할 담당자를 지정한다.
지금 제출할 조건부 예산안
예산안을 ‘대기 신청 단계’, ‘부스 배정 확인 뒤’, ‘출장자 등록’, ‘SCinet’, ‘숙박’으로 분리한다. 각 단계에는 승인 조건, 최종 확인 담당자와 지출 중단 조건을 한 줄씩 적는다. 지금 할 일은 주최 측에 미확정 조건을 서면 문의하고, 답변 전에는 부스 배정을 전제로 한 비용을 집행하지 않는 것이다.