문의·제안·계약을 어떤 증빙으로 나눌까
2026-08-22 확인 기준, 주최자는 일찍 예약할수록 더 나은 요금과 재고 선택 가능성이 있다고 안내한다. 먼저 HLTH USA Sponsor or Exhibitor 공식 문의 페이지로 회사·제품·희망 구역을 전달하고 접수 기록을 보관한다. 이후 받은 자료는 가격과 공간 조건이 적힌 영업 제안인지, 당사자·지급 의무·해지 조건이 적힌 계약 문서인지 구분해 파일명을 붙인다.
같은 조건으로 견적표를 만든다
| 비교 항목 | 서면으로 받을 답 |
|---|---|
| 전시 공간 | 공간료, 면적, 부스 구조물 포함 여부 |
| 현장 설비 | 전기, 인터넷, 가구의 포함·별도 견적 |
| 운영 인력 | 포함 패스 수, 추가 인력의 등록 방식과 비용 |
| 물류 | 운송·반입·철수 책임과 견적 |
| 보험 | 주최자 계약 보험과 외부 시공사 보험의 담당 범위 |
| 취소·미납 | 지급 일정, 해지 시 남는 의무와 환불 조건 |
Startup Zone, 일반 부스, Pharma & Life Sciences Zone을 비교할 때는 면적과 포함 항목을 같은 열에 맞춘다. 부스 운영 인력도 전시자 전용 출입증만으로 남을 수 있는 것으로 계산하면 안 된다. 행사 시작 뒤 부스에 남는 인력은 정식 HLTH 참가 등록과 배지가 필요하므로, 포함 패스 수와 추가 인력 등록비를 총예산에 반영한다. 관련 등록 조건은 HLTH USA 공식 FAQ에서 확인한다.
희망 위치와 보험은 계약 문구로 확인한다
전시 규정상 희망 공간을 전달해도 특정 위치의 이용 가능성이 보장되지는 않는다. 주최자는 유사한 공간을 유지하는 조건으로 위치를 배정·이동하거나 전시장을 재구성할 권한을 둔다. HLTH USA Exhibitor Rules and Regulations와 계약서를 함께 열어 면적, 특화 구역, 위치, 재배치 권한을 표시하고 영업 설명과 다른 부분을 서면으로 질의한다.
주최자와 직접 계약한 전시자에게는 주최 요건을 충족하는 책임보험이 포함되지만 외부 전시 시공사는 별도의 보험 요건을 충족해야 한다. 전시자, 외부 시공사, 한국 본사 담당자를 나눈 보험 확인표를 만들고 각 증빙의 제출 주체와 시점을 적는다.
해지와 미납 위험을 서명 전에 표시한다
주최자가 계약 위반을 이유로 계약을 종료하면 전시자는 전시료와 미지급액을 부담할 수 있고 이미 낸 금액을 돌려받지 못할 수 있다. 계약서에서 지급 일정, 계약 위반, 해지, 환불 조항을 찾아 재무·법무 검토 기록에 옮기고, 감당할 수 없는 지급 의무가 남는다면 재협상 또는 보류 대상으로 분류한다.
전시품 반입 비용은 견적 단계에서 넣는다
미국 CBP는 전시품 반입 때 행사 날짜·장소 공식 문서, 전시자 확인서, 물품 가치 자료, HTSUS 코드와 품목 규제 여부를 확인하도록 안내한다. 데모 장비와 샘플 목록을 만든 뒤 각 품목의 가치 자료, 코드, 규제 확인 담당자를 정하고 운송 견적과 함께 비용표에 넣는다. 확인 항목은 미국 CBP Trade Shows — Exhibiting a Product에서 대조한다.
설치·철수 일정도 인력비와 함께 본다
공식 FAQ의 현재 일정은 부스 유형별 설치·반입을 2026-11-14와 2026-11-15에 배정하고, 철수는 2026-11-18 12:00부터 20:00까지로 안내하며 시간대는 PT다. 한국에서 만든 운영표에도 PT라고 표시해 운송사와 현장 인력의 투입 시간을 계산한다.
서명 전 한 번 더 확인한다
2026-08-29에 공식 조건을 다시 확인하고, 제안서와 계약서의 가격·공간·패스·보험·해지·물류 칸을 모두 채운다. 빈칸이나 서로 다른 설명이 남아 있으면 영업 담당자의 서면 답을 받은 뒤 서명·재협상·보류 가운데 하나를 결재안으로 올린다.