신청 가능한 공간과 실제 배정을 어떻게 구분할까
주최자가 SWEECC 신청서를 제공한다는 사실은 신청 경로가 열려 있다는 뜻이며, 공간 배정 확정과는 구분해야 한다. 신청서를 제출하기 전에 담당자는 희망 면적과 위치를 적고, 주최자에게 배정 가능 여부와 회신 절차를 확인한다. 내부 결재서에는 ‘신청 가능’, ‘부스 제안 수신’, ‘승인 통지 수신’을 각각 별도 상태로 표시한다.
원하는 면적의 실제 잔여 여부를 확인하지 않은 상태에서는 항공·숙박이나 시공 계약을 부스 확정으로 전제하지 않는다. 다음 재확인일인 2026-09-12에는 Messe München 출전자 FAQ와 신청 페이지를 다시 확인하고 주최자의 회신을 결재 자료에 붙인다.
원공간료는 어떻게 계산할까
| 실내 원공간 면적 | 공식 단가 | 계산 방식 |
|---|---|---|
| 9~53㎡ | ㎡당 EUR 489 | 신청 면적×EUR 489 |
| 54~99㎡ | ㎡당 EUR 446 | 신청 면적×EUR 446 |
| 100~299㎡ | ㎡당 EUR 404 | 신청 면적×EUR 404 |
| 300~599㎡ | ㎡당 EUR 359 | 신청 면적×EUR 359 |
| 600㎡ 이상 | ㎡당 EUR 326 | 신청 면적×EUR 326 |
이 표로 계산한 값은 실내 원공간 예산이다. Messe Muenchen Shanghai SWEECC 출전 신청서의 면적과 단가를 회사 계산표에 옮긴 뒤, 옥타부스 또는 독립부스 견적과 섞지 않고 별도 행으로 둔다.
원공간 계약과 부스 시공 계약을 어떻게 나눌까
신청 대상은 원공간이며 부스 시공, 기술 서비스, 광고 등은 추가로 청구될 수 있다. Messe München 전시자 마케팅·서비스 안내를 참고해 주최자 청구와 외부 시공사 견적을 분리한다.
| 예산 묶음 | 결재 전에 받을 자료 | 검토 담당 |
|---|---|---|
| 원공간 | 주최자 부스 제안과 청구 자료 | 전시 담당자·재무 담당자 |
| 부스 시공 | 옥타부스 또는 독립부스 시공 견적 | 전시 담당자·시공사 |
| 기술·운영 서비스 | 필요 항목별 주최자 또는 서비스 제공자의 서면 견적 | 기술 담당자·재무 담당자 |
| 운송·보험 | 전시품 범위에 맞춘 별도 견적 | 물류 담당자·재무 담당자 |
공동출전자가 있다면 해당 비용은 결재서에 임의의 숫자로 넣지 말고 주최자에게 적용 통화, 금액, 청구 주체를 서면으로 확인한 뒤 반영한다. 이렇게 해야 원공간 견적과 시공사 견적, 주최자의 추가 청구 항목을 서로 다른 계약으로 관리할 수 있다.
언제 계약과 현금 유출이 시작되는가
주최자는 신청서를 심사해 적격 여부를 확인한 뒤 부스 제안을 보내며, 신청서 약관은 승인 통지를 받으면 부스 임대계약이 유효해진다고 정한다. 따라서 신청서 제출일, 부스 제안 수신일, 승인 통지 수신일을 한 줄로 합치지 말고 문서별로 기록한다. 서명권자와 재무 담당자는 승인 통지의 발신자와 계약 대상, 배정 면적, 적용 단가를 함께 검토한다.
공식 FAQ와 신청 약관은 예상 참가비의 30%를 첫 납부금으로 요구하고, 부스 제안 뒤 잔액 청구가 이어진다고 안내한다. 결재서에는 예상 참가비, 첫 납부금 30%, 이후 잔액을 별도 행으로 적고 각 금액 옆에 지급을 촉발하는 문서를 표시한다. 관리비나 기술 서비스비는 원공간료와 합산해 추정하지 말고 실제 청구 조건을 받은 뒤 추가한다.
취소할 때 최대 손실은 얼마인가
승인 뒤 출전을 철회하면 첫 납부금은 환불되지 않으며, 행사 2개월 이내 철회에는 실제 참가비의 100%가 부과된다고 신청 약관에 적혀 있다. 재무 담당자는 ‘승인 뒤 철회’와 ‘행사 2개월 이내 철회’를 별도 시나리오로 만들고, 각각 잃을 수 있는 금액을 결재서에 표시한다. 출장 인력이나 시연 장비를 확보하지 못할 가능성이 있다면 승인 통지를 받기 전에 그 조건을 출전 중단 기준으로 확정한다.
계약 검토 책임은 한 사람에게 몰지 않는다. 전시 담당자는 면적과 서비스 범위를, 재무 담당자는 첫 납부금·잔금·취소 손실을, 서명권자는 계약 성립 시점과 철회 조건을 확인한다. 기술 담당자는 전기나 구조 관련 서비스가 필요한지 정하고, 해당 비용은 서면 견적을 받은 뒤 예산에 반영한다.
수출바우처와 회사 현금을 어떻게 분리할까
수출바우처에 전시회·행사·해외영업지원 항목이 있어도 개별 비용의 집행·정산 가능 여부는 기업 선정 상태, 협약기간과 적용 지침을 별도로 확인해야 한다. 수출지원기반활용사업 포털 사업안내와 중소벤처기업부 2026년 참여기업 3차 모집공고를 확인하되, 주최자 청구서와 시공사 견적을 하나의 비용으로 합쳐 집행 가능하다고 전제하지 않는다.
결재표에는 각 항목마다 계약 상대방, 청구 통화, 지급 시점, 바우처 확인 상태, 회사 현금 부담 상한을 둔다. 바우처 적용 여부를 확인하지 못했거나 첫 납부금과 취소 시 최대 손실을 회사 현금으로 감당할 수 없다면 신청을 중단한다. 지금 할 한 가지 행동은 서명 전에 주최자 원공간 청구, 부스 시공 견적, 기술 서비스 견적을 분리한 총예산표를 재무 담당자와 서명권자에게 제출하는 것이다.