이 글은 2026-09-27에 확인한 공식 자료를 기준으로 한다. 부스 적합성, 미국 입국 자격, 전시품 통관 실행은 다루지 않으며, 계약서와 지원사업 공고를 대조해 결재안을 만드는 순서에 집중한다.
계약과 결제는 어떤 순서로 확인하나
Offshore Technology Conference의 Exhibitor Hub Instructions에 따르면 Hub에서는 Exhibit Space Contract 제출, 인보이스 확인·결제, 회사 프로필 관리, 숙박·등록 포털 접근이 가능하다. 접근 권한은 주최자 시스템에 등록된 primary, secondary 또는 invoice contact에 제한된다. 따라서 계약 담당자와 인보이스 담당자를 먼저 정하고, 두 사람이 같은 계약 조건과 결제 자료를 보도록 한다.
- 계약 주체가 법인인지 다른 조직인지 확인하고 서명 책임자를 정한다.
- Exhibit Space Contract에서 공간료, 계약금, 결제기한, 취소·환불 조건을 확인한다.
- 확인한 계약 조건과 인보이스를 사내 비용표에 옮긴다.
- 지원금이 없는 경우의 회사 부담액을 기준으로 결재받은 뒤 제출·결제를 진행한다.
확정값을 확보하지 못한 항목은 추정액으로 계약 근거를 만들지 않는다. 주최자에게 계약 당사자, 총 공간료, 보증금 또는 계약금, 지급 일정, 취소 시점별 환불 조건, 인보이스 발행 주체와 결제 통화를 한 번에 서면 문의한다.
비용표는 지원 여부보다 먼저 나눈다
| 비용 구분 | 확보할 증빙 | 결재 전 질문 |
|---|---|---|
| 부스 공간료 | 계약서·인보이스 | 계약금, 결제기한, 취소조건은 무엇인가 |
| 부스 장치·전기 | 서비스 견적·발주 조건 | 공간 계약과 별도 발주인가 |
| 운송·통관·보험 | 업체별 견적·서비스 범위 | 어느 비용을 어떤 지원 경로로 확인할 것인가 |
| 현장 서비스·등록 | 주최자 또는 공급자 견적 | 필수 항목과 선택 항목을 구분했는가 |
| 공식 마케팅 | 공식 주최자 서비스 자료 | 지원 대상 여부를 운영기관에 확인했는가 |
| 항공·현지 체제 | 회사 출장예산 | 지원금과 분리해 자체 부담액을 승인했는가 |
수출지원기반활용사업 통합시스템의 해외전시회 개별참가지원 사업안내는 항공임과 현지 체제비 등 일부 항목을 제외하고 전시회 참가 제반비용과 공식 주최자의 전시회 관련 마케팅서비스 비용을 지원 대상으로 설명한다. 이 안내만으로 OTC 2027의 개별 비용이 인정된다고 결론 내리지 말고, 계약일·결제일·서비스 범위별 인정 여부를 해당 공고와 운영기관의 서면 답변으로 확인한다.
수행기관 이용과 선집행은 같은 경로가 아니다
수출지원기반활용사업 통합시스템의 자주하는 질문은 수행기관을 이용하는 해외전시회 개별참가에는 ‘전시(상담)회/행사/해외영업지원’을 선택하고, 기업이 먼저 비용을 집행해 사후정산하는 경우에는 ‘해외전시회 개별 참가’ 경로를 선택한다고 안내한다. 비용표에 각 항목의 예정 경로를 표시하고, 수행기관 계약인지 기업의 직접 계약·선집행인지 섞지 않는다.
선집행을 검토한다면 계약일과 결제일, 공급자, 서비스 범위, 필요한 증빙을 운영기관에 서면으로 묻는다. 답변을 받기 전에는 사후정산 가능 금액을 회사의 확정 재원으로 넣지 말고, 전액 자부담 시에도 감당 가능한 계약 상한을 대표·재무 담당자와 정한다.
2026년 공고를 2027년 확정 조건으로 쓰지 않는다
기업마당의 2026년 수출지원기반활용사업 참여기업 모집 공고에서 확인되는 산업통상부 산업바우처 모집 대상에는 소재·부품·장비와 그린산업 등이 포함됐고, 신청기간은 2025-12-22부터 2026-01-09까지였다. 이 날짜와 대상은 2026년 공고의 내용이므로 2027년 지원을 확정하는 근거로 사용하지 않는다.
2027년 지원 여부, 인정 기간과 정산 조건은 해당 연도 공고를 기준으로 다시 판단한다. 2026-10-04에 2027년 공고 게시 여부와 OTC 계약·결제 시점의 인정 조건을 재확인하고, 공고 전 계약이 필요하다면 운영기관에 계약일·결제일별 인정 가능 여부를 서면으로 요청한다.
다른 지원금과 Spotlight 신청은 따로 결재한다
수출바우처 FAQ는 동일 전시회에 대해 다른 정부기관이나 지자체 지원금을 중복 수령할 수 없다고 안내한다. 결재 전 중앙정부, 지자체, 유관기관 지원 신청 목록을 한 표에 모으고, 같은 비용뿐 아니라 동일 전시회 기준의 제한 여부를 각 운영기관에 확인한다.
Offshore Technology Conference의 2027 OTC Spotlight on New Technology Awards 안내에 따르면 이 상은 OTC 출전자만 신청할 수 있다. 신청료는 건당 USD 2,500이고 회사당 최대 두 건이며 마감은 2027-01-28이다. 신청할 기업만 기술상 비용과 준비 일정을 별도 결재 항목으로 만들고, 부스 공간료와 합쳐 기록하지 않는다.
최종 결재안은 세 선택지로 끝낸다
| 선택 | 적용할 내부 조건 | 다음 행동 |
|---|---|---|
| 즉시 계약 | 지원금 없이도 계약 총액과 취소 위험을 부담할 수 있음 | 권한자를 지정해 계약 제출과 인보이스 처리를 진행 |
| 조건 확인 후 계약 | 주최자 계약 조건이나 지원사업 인정 여부의 서면 확인이 필요함 | 질문 목록을 주최자·운영기관에 동시에 발송 |
| 지원 공고까지 보류 | 전액 자부담 상한을 넘거나 사내 승인 조건을 충족하지 못함 | 재확인일과 책임자를 결재안에 기록 |
지금 할 한 가지 행동은 OTC 계약서·인보이스·취소조건을 확보한 뒤, 비용표의 각 항목에 계약 주체, 결제일, 지원 확인 경로, 전액 자부담액을 적어 재무 담당자에게 제출하는 것이다.