이 글은 2026-10-12 확인 자료를 기준으로 하며, 주최자 자료와 지원사업 공지는 2026-10-19에 다시 확인한다.
주최자에게 어떤 형식으로 견적을 요청할까
NRF Exhibit/Sponsor Overview는 2027 floor plan, exhibitor resource center, exhibitor 목록으로 연결하며 전시 공간이 제한돼 있다고 안내한다. 전시·후원 문의처로는 주최자 영업 담당자 Tami Sakell의 전화와 이메일이 제시돼 있다. 문의할 때는 구두 총액 하나가 아니라 아래 항목을 나눈 서면 견적과 계약 초안을 요청한다.
| 확인 묶음 | 주최자에게 요청할 내용 | 내부 기록 |
|---|---|---|
| 공간 | 신청 가능한 부스 유형, 면적, 위치, 포함 서비스 | 선택안별 견적 |
| 필수 비용 | 장치, 전기, 인터넷, 보험, 배지 등 별도 비용 | 부스 외 추가액 |
| 지급 조건 | 계약금·잔금 금액과 납부일 | 현금 지출일 |
| 변경 조건 | 취소·축소·양도·환불 조항 | 철회 시 부담액 |
계약 초안에서는 지급 일정과 함께 취소, 축소, 양도, 환불이 각각 어느 조항에 적혀 있는지 표시한다. 견적서와 계약서의 포함 서비스가 다르면 하나의 총액으로 합치지 말고 차이를 질문 목록으로 되돌린다.
비용을 나눠야 지원 가능성을 물을 수 있다
수출지원기반활용사업·KOTRA의 해외전시회 개별참가지원 안내는 중소·중견기업의 전시회 직접경비와 마케팅 서비스 비용을 지원 대상으로 설명한다. 같은 안내는 바우처 한도 안에서 항공임과 현지 체재비 등 일부 항목을 제외한 전시회 비용 및 공식 주최자의 마케팅 서비스 비용을 70% 보조한다고 설명한다. 이 내용을 NRF 2027 적용 조건으로 단정하지 말고, 다음처럼 비용을 분리해 해당 사업연도 공고와 담당기관의 서면 답변에 대조한다.
| 비용 묶음 | 받아 둘 자료 | 지원기관에 물을 내용 |
|---|---|---|
| 부스 임차 | 면적·위치별 견적서 | 해당 비용과 계약 시점의 인정 여부 |
| 장치 | 필수·선택 장치 내역 | 항목별 인정 범위와 증빙 |
| 운송 | 별도 운송 견적 | 인정 비용과 정산 자료 |
| 마케팅 | 공식 주최자 서비스 내역 | 서비스별 인정 여부 |
| 출장 | 항공·체재 예산 | 제외 항목과 회사 부담액 |
모집 연도와 계약 시점을 어떻게 확인할까
수출지원기반활용사업의 해외전시회 단체관 참가 페이지는 세부 일정과 내용을 추후 공지한다고 표시한다. 따라서 회사명, 행사명, 계약 예정일, 결제 예정일, 비용 항목을 적어 해당 사업연도의 모집 여부와 NRF 2027 적용 여부를 질문한다. 특히 선정 전 계약 또는 송금 비용의 인정 여부는 추측하지 말고, 답변 기관·담당자·답변일과 함께 보관한다.
주최자 직접 계약안과 에이전시·공동관 계약안도 섞지 않는다. 각 안에서 계약 상대방, 인보이스 발행자, 송금 수취인, 참가 증빙 발행자가 누구인지 같은 칸에 기록하고, 지원기관에는 그 증빙 구조로 정산할 수 있는지를 서면으로 묻는다.
지원금 없이도 계약할 수 있는가
내부 승인표에는 부스 임차, 장치, 운송, 마케팅, 출장 비용을 구분하고 지원 예상액과 별도로 회사가 전액 부담할 상한을 적는다. 계약금 납부 전까지 공식 견적, 계약 조항, 사업연도 공고, 비용별 서면 답변 가운데 무엇을 필수 조건으로 삼을지도 표시한다. 필수 자료가 갖춰지지 않거나 자체 예산 상한을 넘으면 조건부 보류 또는 참관 전환으로 결재안을 바꾼다.
증빙은 하나의 ledger로 연결한다
파일 목록은 견적서, 계약서, 인보이스, 송금증, 지원기관 서면 답변, 참가 증빙, 행사 결과보고 순으로 만든다. 각 파일에 계약 상대방, 비용 항목, 통화, 발행일, 지급일, 관련 승인번호를 연결하고, 수정본은 이전 문서와 구분한다. 이렇게 해야 주최자 계약과 지원사업 확인을 별개로 추적할 수 있다.
지금 할 일은 주최자에게 동일 항목의 서면 견적과 계약 초안을 요청하고, 그 항목표를 그대로 지원기관에 보내 인정 여부를 확인하는 것이다.